Combine com todos da casa que as contas a pagar enviadas pelo correio devem ser encaminhadas sempre para o mesmo lugar – de preferência uma caixa que fique em local visível para que o responsável pelos pagamentos não se esqueça delas.
Para os recibos de contas pagas, o ideal é acumulá-los em outro compartimento (uma gaveta, por exemplo). Uma vez por mês, separe-os e guarde em algum tipo de arquivo – pode ser um módulo com rodízios, uma gaveta com pastas suspensas ou uma pasta sanfonada. Além de organizar, esses acessórios contribuem com a decoração do ambiente.
Lembre-se de etiquetar cada pasta com o nome da conta e de colocar a mais recente na frente. Outra alternativa é ter uma pasta com envelopes plásticos, cada um para um tipo de conta.
Se você, a cada ano, sofre para encontrar o que precisa na hora de fazer o imposto de renda: crie uma pasta ou arquivo identificados, para guardar os documentos necessários para a declaração. Ao longo do ano, coloque nesse compartimento os recibos de mensalidades escolares, médicos e dentistas, o informe de rendimentos, os extratos do plano de saúde e da previdência privada. Só depois de preencher e enviar a declaração é que esses papéis irão para seus respectivos arquivos.
Documentos de cada pessoa, de cada carro e de cada imóvel da família, além de exames médicos que precisam ser guardados para futuras comparações, merecem uma pasta específica.
* Um mês: conta do FGTS (o último extrato comprova os anteriores);
* Três meses ou até o fim da garantia: notas fiscais;
* Cinco anos: imposto de renda pessoa física (incluindo os documentos referentes à declaração), IPVA, IPTU, extratos bancários, recibos de água, luz, telefone, condomínio, plano de saúde, TV a cabo, provedor de internet e de outras contas;
* Até a renovação da apólice: contratos de seguro;
* Até a quitação: financiamento de imóveis e veículos;
* Até a aposentadoria: contra-cheques (holerites), guia de recolhimento do INSS, rescisão de contratos de trabalho;
* Para sempre: certidões de nascimento, casamento, óbito, documento do PIS, carteiras de trabalho, carteira de vacinação, contratos de compra e venda e escrituras.
